El Colegio Mayor tiene tanto habitaciones individuales como habitaciones dobles, las cuales son en su mayoría abiertas a través de tarjetas, y otras con cerraduras físicas y su respectiva llave. Además de todo esto existen varias salas y zonas comunes, habitaciones para el uso del personal y taquillas para almacenar utilidades personales de los colegiales, las cuales también se abren a través de llaves físicas.
Problema
Las llaves físicas requieren de copias físicas en caso de incidencias, lo cual conlleva disponer de un espacio físico vigilado o al menos seguro para almacenar copias. Además, el control de las llaves pertenecientes a las zonas comunes es muy poco seguro, ya que se prestan a los colegiales sin tomar nota de cuándo y quién se lo lleva, dándose así la llave por perdida en caso de que no sea devuelta el día posterior.
En caso de que la cerradura que se abre de manera electrónica tenga un problema técnico y no funcione correctamente, el Mayor requiere de una apertura única física para su apertura, la cual abre todas las habitaciones y sólo existe una que se encuentra en la secretaría.
Sumado a todo esto, los llaveros tienen el nombre de la sala cuya llave abre. Probablemente, sin darse cuenta, no han tomado en cuenta el riesgo que significa la pérdida de esa llave, ya que cualquier persona sabrá qué lugar abre, pudiendo acceder a cualquier hora con el riesgo que ello conlleva.
Solución: Mykeys
Mykeys ofrece una sencilla plataforma virtual de gestión de todas las llaves y llaveros utilizados en el día a día. Se trata de un sencillo registro a través de un código QR individualizado que la empresa facilitará para añadir a cada llavero, que el colegial escaneará al recibir y devolver el llavero y a través del cual se podrá tener un control completo y obtener informes automatizados y parametrizables de datos de interés como el tiempo de uso de cada llave, qué alumnos piden más llaves o qué llave se pierde más.
Con el registro de las llaves en la plataforma también evitamos la acumulación de copias de las llaves, al poder realizar una copia solo cuando se necesite gracias a la digitalización y que un colegial pueda entrar a cualquier hora en alguna sala común, tanto eliminando el nombre de la sala en el llavero como sabiendo quién se ha llevado realmente la llave gracias al registro de datos, añadiendo un escalón más de seguridad al Colegio.
También se podrán crear alertar cuando la llave no es devuelta dentro del plazo estimado de devolución.